Officemanager/ secretaresse servicebureau (28-32 uur)

Werken bij het servicebureau van de leukste scholengroep in het Gooi?

Wie zoeken we? 

We zoeken een gastvrije, pro-actieve, vindingrijke en vriendelijke collega, die houdt van variatie in het werk. Iemand die planmatig en nauwkeurig werkt en die anderen op een natuurlijke manier kan aanjagen. Daarnaast is jouw communicatie foutloos zowel mondeling als schriftelijk. 

 

Binnen het stafbureau van Proceon staat er een hoop te veranderen in 2023. Veranderingen waarbij jij in jouw functie een cruciale rol zult gaan spelen. Denk hierbij aan de verhuizing naar een nieuw pand in Hilversum (februari '23) en de overgang naar een ander administratiekantoor met nieuwe systemen om te ontdekken en vertrouwd mee te raken. Wellicht de uitdaging die jij zoekt? 

 

Wat ga je doen? 
Als officemanager/secretaresse binnen het stafbureau van Proceon is het jouw missie om de bestuursvoorzitter en andere collega's zoveel mogelijk te ontzorgen. Dit doe je door het overzichtelijk structureren en organiseren van de werkzaamheden waardoor jouw collega's zich kunnen focussen op hun eigen werkzaamheden ten behoeve van de scholen en het onderwijs aan de kinderen. 

 

Dagelijks houd jij je bezig met agendabeheer wat soms een uitdaging kan geven en maak je afspraken met interne en externe partijen. Je bent een belangrijke schakel in de voorbereiding en totstandkoming van verschillende overlegagenda's. Je plant vergaderingen en bijeenkomsten, zorgt dat de agenda's tijdig bekend zijn met alle bijbehorende stukken en je regelt alle faciliteiten. Soms notuleer je een vergadering en houd je een actielijst bij.  

 

Samen met de tijdelijke bestuurssecretaris ga je aan de slag met het opfrissen van de basis voor een soepele overlegstructuur en goede besluitvorming. Je zorgt ervoor dat deze vervolgens goed wordt bijgehouden en bewaakt de actielijsten en vergaderagenda's voor met bestuur en RvT.  

 

Voor bezoek ben jij het eerste aanspreekpunt en daarmee ons visitekaartje. Ook beantwoord je de centrale telefoonbeheer je het centrale e-mailadres en de website. Alle binnenkomende post gaaeerst langs jou. Je verwerkt het en verzorgt alle uitgaande communicatie. Door jouw oog voor detail en vooruitziende blik ziet het pand er altijd representatief uit en zijn alle benodigde spullen op voorraad.  

 

Bij deze functie horen ook een aantal licht administratieve werkzaamheden zoals het verwerken van facturen, het afhandelen van declaraties en het onderhouden van contacten met banken i.v.m. diverse bankzaken voor de scholen. 

 

Wat bieden wij jou? 

  • Een uitdagende en brede functie binnen het onderwijs voor 28-32 uur per week 

  • Onderdeel zijn van een klein, gezellig en informeel team van 12 collega's 

  • Werken op een centraal gelegen locatie in Hilversum 

  • CAO PO is van toepassing (waarbij er relatief veel vakantieuren zijn) 

  • Salaris conform schaal 7 OOP van de CAO PO (€2175 - €3262) 

 

Ben je enthousiast en wil jij onze nieuwe collega worden?

Solliciteer dan direct. De beoogde startdatum is 1 februari 2023. Voor vragen over de vacature kun je contact opnemen met Martinique Scheper (Hoofd P&O) via 06-23527996 of stuur een mailtje naar m.scheper@proceon.nl

Media